PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Współadministrator danych osobowych Uprzejmie informujemy, iż Współadministratorami Państwa danych osobowych przetwarzanych w ramach dokumentacji medycznej są spółki:
- UP sp. z o.o. z siedzibą w Przeźmierowie (62-081) przy ul. Rynkowej 58 (KRS 0000144940),
- Active Toruń spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Toruniu (87-100), przy ul. Konstytucji 3 Maja 13/17, (KRS 0000844723)
- GMS Consulting Polska Sp. zo.o. z siedzibą w Przeźmierowie (62-081) przy Rynkowej 58 (KRS 0000774824)
zwani dalej „Współadministratorami”.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych będą mogli Państwo skontaktować się z naszym pracownikiem drogą mailową, pod adresem rodo@up-fit.pl. Z chęcią udzielimy Państwu dodatkowych informacji oraz pomożemy rozwiać ewentualne wątpliwości.

Powyższy cel nie jest oczywiście jedynym, dla którego przetwarzamy Państwa dane osobowe, są one bowiem wykorzystywane również do marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług oraz do weryfikacji Państwa tożsamości przy wejściu do klubu (w przyszłości dane biometryczne w postaci odcisku palca). W takim wypadku ma to jednak miejsce dopiero po wyrażeniu przez Państwa dobrowolnej i wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych w jednym ze wskazanych wyżej, konkretnie określonych celów i odbywa się na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Wyrażona przez Państwa zgoda może być w każdej chwili cofnięta, nie wpływa to jednak na zgodność z prawem przetwarzania, które toczyło się przed cofnięciem tej zgody.

Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu wykonania umowy korzystania z usług klubu oraz objęcia Państwa opieką zdrowotną w zakresie fizjoterapii. Dane osobowe przetwarzane są w następującym zakresie: imiona, nazwisko, płeć, data urodzenia, numer PESEL (w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), adres zamieszkania, w przypadku osoby małoletniej również dane opiekuna prawnego oraz dane o stanie zdrowia oraz udzielonych świadczeniach. Możemy przetwarzać również w celach kontaktowych adres e-mail oraz numer telefonu jednakże podanie tych danych nie jest obligatoryjne.

Prowadzona dokumentacja medyczna zawiera wszystkie informacje dotyczące Państwa stanu zdrowia oraz świadczeń. Jest to niezbędne dla postawienia diagnozy i poprowadzenia w sposób właściwy procesu leczenia.

Dane osobowe przetwarzane są przez Współadministratorów w oparciu o:
1. art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 25 pkt 1 Ustawy o prawach pacjenta oraz § 10 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia MZ w ramach właściwej rejestracji i udzielania świadczeń zdrowotnych i korzystania z usług klubu;
2. art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 24 ust. 1 Ustawy o prawach pacjenta oraz Rozporządzenia MZ w ramach prowadzenia Twojej dokumentacji medycznej;
3. art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest kontakt w sprawie przypomnienia o wizycie, jej przełożeniu oraz informacji o wynikach prowadzonej konsultacji.
4. art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO oraz w zw. z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości mamy prawo przetwarzać Twoje dane również w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń z uwagi na prowadzoną działalność lub obrony przed nimi a także w celach podatkowych.
Podanie przez Państwa danych osobowych jest w pełni dobrowolne, jednakże ich nie podanie może skutkować odmową umówienia wizyty czy nawet samego świadczenia zdrowotnego. Współadministrator, świadcząc usługi z zakresu fizjoterapeutycznego jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji medycznej w sposób określony przepisami prawa, w tym do oznaczenia tożsamości pacjenta z wykorzystaniem jego danych osobowych. Nie podanie numeru telefonu oraz adresu e-mail nie wpływa na udzielanie świadczenia zdrowotnego chociaż w wielu przypadkach usprawnia to w stopniu znaczącym komunikację i jakość świadczonych usług.

Państwa dane osobowe, są wykorzystywane również do weryfikacji Państwa tożsamości przy wejściu do klubu (w przyszłości dane biometryczne w postaci odcisku palca). W takim wypadku ma to jednak miejsce dopiero po wyrażeniu przez Państwa dobrowolnej i wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych w jednym ze wskazanych wyżej, konkretnie określonych celów i odbywa się na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Wyrażona przez Państwa zgoda może być w każdej chwili cofnięta, nie wpływa to jednak na zgodność z prawem przetwarzania, które toczyło się przed cofnięciem tej zgody.
Przetwarzanie danych osobowych w jednym lub w większej liczbie celów, do których wymagana jest zgoda osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli przetwarzanie Państwa danych osobowych nie będzie miało swojej podstawy prawnej w jednym z celów, o których mowa w pkt a-d powyżej, Współadministrator będzie mógł przetwarzać Państwa dane osobowe w jednym lub większej liczbie innych celów wyraźnie określonych przez Współadministratora, wyłącznie w sytuacji, gdy uprzednio wyrażą Państwo na to zgodę i przetwarzania Państwa danych osobowych w tym celu nie będą zabraniały bezwzględnie obowiązujące przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Odrębnej zgody wymaga w szczególności przetwarzanie przez Współadministratora Państwa danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego produktów lub usług Współadministratora lub podmiotów współpracujących z Współadministratorem (partnerów Współadministratora), realizowane poprzez:
- wysyłanie Państwu informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. poprzez przesłanie Państwu oferty handlowej na adres e-mail podany przez Ciebie w formularzu rejestracyjnym) – wymóg uzyskania Państwa zgody przewidziany został w art.10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
- kontaktowanie się z Państwem przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących (np. poprzez przedstawienie Państwu oferty handlowej podczas rozmowy telefonicznej) – wymóg uzyskania Państwa zgody przewidziany został w art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.
Administrator będzie mógł również przetwarzać Państwa dane osobowe w jednym lub większej liczbie określonych przez Administratora celów, które nie zostały wymienione w niniejszym punkcie wyłącznie w sytuacji, gdy zostaną Państwo o tym uprzednio poinformowani i wyrażą zgodę na przetwarzanie danych osobowych w innym (nowym) celu.
Przekazywanie danych do podmiotów trzecich
Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom:
1. podmioty przetwarzające:
  1. podmioty z grupy przedsiębiorstw, do której należy Administrator, prowadzące kluby fitness, w których świadczone są usługi realizowane w ramach zawartej przez Państwa umowy,
  2. podmioty zajmujące się obsługą płatności za korzystanie z naszych usług
  3. podmioty świadczące usługi technologii informacyjnych (IT),
  4. podmioty świadczące usługi księgowo-kadrowe,
  5. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi marketingowe (w tym agencje marketingowe)
  6. podmioty zajmujące się windykacją roszczeń,
  7. podmioty świadczące usługi prawne,
  8. likwidatorzy szkód z firm ubezpieczeniowych,
  9. operatorzy pocztowi
  10. podmioty zajmujące się obsługą i utrzymaniem naszych systemów informatycznych oraz serwisów internetowych
2. niezależni odbiorcy:
  1. podmioty z grupy kapitałowej Administratora, których oferta uzupełnia ofertę Administratora,
  2. partnerzy handlowi, których oferta uzupełnia ofertę Administratora,
  3. partnerzy handlowi, będący członkami programu lojalnościowego realizowanego przez Administratora,
3. inni uprzednio wyraźnie upoważni przez Państwa odbiorcy.
Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Współadministrator informuje, że jednym ze sposobów w jaki może on przetwarzać Państwa dane osobowe jest tzw. Profilowanie, czyli tworzenie profili Państwa preferencji na podstawie usług, z jakich korzystają Państwo najczęściej, zainteresowania danym rodzajem wydarzeń organizowanych przez Współadministratora itp. Na podstawie tych danych Współadministrator dopasowuje treści, jakie otrzymują Państwo od Współadministratora.

W takcie profilowania Współadministrator – co do zasady – nie przetwarza Państwa danych w sposób w pełni zautomatyzowany, czyli bez ingerencji człowieka. Wyjątkiem jest sytuacja, w której decyzje podejmowane w sposób zautomatyzowany będą służyć realizacji umowy – w tym przypadku przysługuje Państwu prawo do niepodlegania tej decyzji i domagania się ingerencji człowieka w Państwa sprawie, co Wspóladministrator zapewnia. W celu realizacji tego uprawnienia mają Państwo możliwość skontaktowania się ze Współadministratorem za pośrednictwem poczty tradycyjnej wysłanej na adres Współadministratora, o którym mowa w pkt I.

Decyzje podejmowane w ten sposób mogą mieć wpływ na to, czy zostanie/nie zostanie Państwu zaproponowana określona usługa, produkt, oferta, rabat czy program lojalnościowy.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe będą przetwarzane przez Współadministratorów co najmniej przez okres 20 lat od dnia dokonania wpisu w dokumentacji medycznej. Dodatkowo dane te mogą być przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń przez okres wynikający z przepisów prawa cywilnego oraz z uwagi na względy podatkowe przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Po upływie wyżej wymienionych okresów Państwa dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

Współadministratorzy zapewniają Państwu prawo dostępu do swoich danych, można je również sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Można także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Współadministratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych.

Informujemy także, że przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych – Prezesa UODO korespondując na wskazany poniżej adres:

Urząd Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2

00 – 193 Warszawa.

Informujemy również, iż Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane przy użyciu narzędzi służących zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.